Budowlana szkoła jazdy

Zacząć trzeba od tego, że współpraca GSE z klientem zazwyczaj odbywa się dwuetapowo. Pierwszy wariant obejmuje zakres od opracowania koncepcji do złożenia dokumentacji o pozwolenie na budowę. Dalej inwestor ma wolną rękę. Bardzo rzadko jednak zdarza się, że po wykonaniu etapu koncepcyjnego inwestor rezygnuje z dalszej współpracy z GSE, czyli powierzenia firmie realizacji inwestycji. Odrębny przypadek stanowią projekty, które GSE otrzymuje wyłącznie do realizacji.

Najważniejszy pierwszy krok

Sukces całej inwestycji zaczyna się już od pierwszych kroków, od podejścia do pierwszych pomysłów projektowych. GSE stawia tutaj nacisk na to, aby wszystkie procedury począwszy od koncepcji projektu do realizacji i oddania inwestorowi, były pod ścisłą kontrolą. Aby to osiągnąć GSE wprowadziło procedury wewnętrzne, które zaczynają obowiązywać już od pierwszego kontaktu z inwestorem. Biorąc pod uwagę, że GSE nie zawsze ma do czynienia z profesjonalnymi inwestorami z branży budowlanej, zadaniem firmy na tym etapie jest pomóc inwestorowi – podpowiedzieć najlepsze rozwiązanie. „Kładziemy duży nacisk na program, który otrzymujemy od inwestora i opracowujemy koncepcję, która będzie dla niego odpowiednia, a zarazem będzie brała pod uwagę parametry techniczne i ekonomiczne. Proponujemy inwestorom pewną jakość, która jest adekwatna do ceny” – podsumowuje Danny Kambo Zabusu, Dyrektor Generalny GSE Polska.

Atutem jest zespół

Podczas pierwszego spotkania z klientem następuje zapisanie jego programu. Następnie powołany zostaje wewnętrzny zespół, który będzie pracował nad projektem. Jego liczebność jest uzależniona od wielkości i stopnia trudności projektu. Liczba ta waha się od 2-3 osób w przypadku hal przemysłowych, do 10 a nawet więcej w przypadku szpitali czy centrów handlowych. Skład podstawowy każdego zespołu stanowi handlowiec, project manager i dyrektor wycen. Zespół jest w zależności od potrzeb powiększany wewnętrznie o inżynierów odpowiedzialnych za sprawy elektryczne i mechaniczne, jak również o  specjalistów  odnośnie  konkretnych  rodzajów projektów.  Atutem  GSE  jest  wielokulturowość  zespołów, dzięki czemu mogą one pracować  w  różnych  krajach.  W  międzyczasie,  kiedy  projekt  zaczyna  nabierać  kształtu,  do  współpracy  poszukuje  się  partnerów lokalnych. Tego  typu  rozwiązanie  pozwala  uniknąć  redukcji  pracowników nawet w czasie kryzysu. „Mamy na tyle mały  zespół  w  Polsce,  liczy  on  15 osób, że nie stanowi on dużych obciążeń dla firmy. W razie potrzeby możemy go zwiększyć do 25 pracowników,  ale  tylko  o  konsultantów”  –  twierdzi  Danny Kambo Zabusu.

Po pierwsze przewidywać

Etap mediacji z inwestorem jest najważniejszym  i  najtrudniejszym  etapem, gdyż od niego zależą kolejne kroki.  „To  moment  krytyczny,  w  którym  trzeba  robić  wszystko,  żeby  dojść  do  porozumienia”  –  wyjawia  Dyrektor  GSE.  Kierując  się  wewnętrzną  procedurą specjaliści z GSE rozkładają projekt  na  czynniki  pierwsze,  poszukują  punktów,  które  mogą  być  problematyczne  i  starają  się  im  zawczasu  zaradzić.  Przewidywanie  jest  cechą  znamienną współpracy GSE z klientem na  etapie planowania.  Długość trwania negocjacji z inwestorem  zależy  od  skomplikowania  projektu. W przypadku hal magazynowych są one bardzo szybkie: 3-4 miesiące. Dłużej  trwa  to  w  przypadku  fabryk  ze  względu  na  specyfikę  projektów:  1-1,5  roku, ten sam przedział dotyczy galerii  handlowych.  Najdłuższym  okresem  charakteryzują się szpitale: 2-3 lata. Nie  jest to jednak reguła, gdyż bywają negocjacje bardzo szybkie, na przykład kiedy  inwestor ma już opracowany projekt.   Kiedy koncepcja jest już zatwierdzona, inwestorowi przekazana zostaje informacja o szacunkowych kosztach inwestycji.  Jeśli  chodzi  o  finansowanie,  klient  może  również  liczyć  na  pomoc  firmy  GSE,  która  posiada  do  tego  celu  wewnętrzne  narzędzie  z  racji  dobrych  relacji  z  wieloma  inwestorami  zagranicznymi.  „Możemy  inwestorowi  zaproponować  finansowanie,  ponieważ  stoją za nami instytucje finansowe, które chcą inwestować w Polsce. Jeżeli inwestor nie może sfinansować inwestycji,  to  możemy  pośredniczyć  w  znalezieniu  inwestora  zastępczego.  W  ten  sposób  obecnie  realizujemy  jeden  z  projektów  na  Węgrzech”  –  dodaje  Danny Kambo Zabusu.

Na etapie projektowania

Specjaliści z GSE wychodzą z założenia, że jeżeli jest dobry projekt budowlany,  to  będzie  i  dobry  projekt  wykonawczy, który w konsekwencji zostanie  płynnie  zrealizowany.  Stąd  tak  duży  nacisk zostaje położony na etapie koncepcji  na  to,  aby  rozwiązania  były  już  ostateczne albo co najmniej takie, które  mogą  ulec  zmianie  w  bardzo  niewielkim stopniu.  Ten  etap  realizuje  się  następująco,  oprócz trójki podstawowych osób – które stanowią trzon zespołu – do projektu  zapraszany  jest  architekt  z  jednego  z biur projektowych, z którymi współpracuje  GSE.  Firma  stara  się  dobierać  do współpracy projektantów lokalnych.  Wybrane  biuro  wykonuje  projekt  pod  ścisłym nadzorem GSE. Ostatnie słowo  należy na tym etapie do project managera,  który  dba,  aby  projekt  był  optymalny. 

Zgodnie z prawem

Po  zaprojektowaniu  obiektu,  przychodzi zająć się formalnościami prawnymi.  Atutem  GSE  w  tym  przypadku  jest  doświadczenie,  pozwalające  na  przygotowanie adekwatnych dokumentów,  które  nie  będą  odrzucone  przez  urzędników,  albo  odesłane  do  uzupełnienia. Pozwala to zaosz czędzić czas, a co za tym  idzie  –  pieniądze.  Przezorne  działanie  polega  ponadto na podjęciu rozmów  z  lokalnymi  władzami odpowiedzialnymi  za  wydanie  pozwoleń  w  momencie,  kiedy  projekt  został  zatwierdzony.  Spotkanie  wstępne  z  władzami  lokalnymi  ma  na  celu  zdobycie  informacji  na  temat  ich  oczekiwań.  Dzięki  temu,  że  wcześniej  nawiązany  zostaje dialog, udaje się dotrzymać wymaganych terminów.

Przetarg x 2

W  kolejnym  etapie,  działania  GSE  nadal dyktowane są przez wewnętrzne  procedury.  Po  pierwsze  za  całość  projektu  i  za  budżet  odpowiedzialny  jest  project manager. Żelazną zasadą firmy  jest  również,  aby  osoba,  która  robiła  wycenę,  zarazem  dokonywała  realizacji. Nie ma dzięki temu rozmycia odpowiedzialności za projekt. Po  drugie,  przetarg  na  wykonanie  konkretnych robót odbywa się dwuetapowo, co  pozwala na lepszą weryfikację.  Do  pierwszej  rundy  negocjacji  zaproszone są wszystkie firmy. Aby przetarg  mógł  ruszyć,  muszą  w  nim  wziąć  udział co najmniej cztery firmy na każdą  partię  robót.  Większa  konkurencja  pozwala uzyskać lepsze ceny. Zgłoszone  oferty  zostają  sprawdzone  komisyjnie.  Firmy  mają  następnie  3-4  dni  na  zweryfikowanie i wysłanie oferty ostatecznej. Do drugiego etapu zakwalifikowane zostają dwie firmy. Brane są pod  uwagę  m.in.  takie  parametry  jak  cena,  możliwości wykonania, zaplecze finansowe.  Podobnie  jak  w  przypadku  biur  architektonicznych, na tym etapie GSE  nie ma zamkniętego grona firm, z którymi współpracuje. 

Patrzeć na ręce

Skuteczne  kierowanie  wykonawstwem dla GSE zaczyna się od sprawnego  zarządzania  planami.  W  tym  celu  dla  wszystkich  uczestników  projektu  zostało stworzone forum o nazwie mezzoteam.  Wszystkie  plany  dotyczące  jednego  projektu  są  zgromadzone  na  jednym serwerze i poszczególne osoby,  w  zależności  od  pozycji  w  projekcie,  mają  różny  stopień  dostępu  do  nich  (przegląd, wprowadzanie zmian, dokonywanie publikacji). Po wprowadzeniu  jakichkolwiek  zmian  do  wszystkich  uczestników  projektu  zostaje  wysłana  informacja o dokonanych przekształceniach.  Przed  rozpoczęciem  każdego 

Przetarg na wykonanie konkretnych robót odbywa się dwuetapowo. Aby do niego doszło, musi zgłosić się co najmniej cztery firmy na każdą partię robót projektu przeprowadzane jest szkolenie  wszystkich  podwykonawców,  aby  byli  w stanie skorzystać z powyższego programu. Ze względu na wykonanie GSE wdrożyło wewnętrzny plan sprawdzania jakości. „Zaczynamy już od sprawdzenia  dostarczenia  projektu  zgodnie  z  harmonogramem” – mówi Dyrektor Danny Kambo Zabusu. Wszystko jest pod ścisłą  kontrolą,  począwszy  od  sprawdzenia  granicy  działki  i  wytyczenia  budynku,  przez  prace  ziemne,  kanalizacyjne,    podbudowy  dróg,  platformy,  wykonanie posadzki, instalowanie doków,  maszyn,  słupów  dźwigarów  itd.  „Na każdej budowie mamy jedną osobę, która jest odpowiedzialna za wdro-

żenie jakości” – komentuje szef GSE Polska. Procedury, którymi posługuje się GSE są zawarte w każdym kontrakcie, dlatego nie stanowią one nowości dla firm, które te kontrakty podpisują. Po podpisaniu kontraktu z ramienia podwykonawcy wyznaczony zostaje kierownik robót, który w ciągu dwóch tygodni przed przystąpieniem do prac bierze udział w szeregu szkoleń, rozmów i ustaleń. Dalej zasada jest następująca: tam, gdzie łączą się dwie partie robót, za które odpowiadają różne firmy, podpisywany jest protokół trójstronny oddania i przyjęcia z drugiej strony frontu robót (przedstawiciele dwóch podwykonawców i przedstawiciel GSE). To pozwala uniknąć zrzucania odpowiedzialności. Ponadto co miesiąc na każdej budowie odbywa się audyt wewnętrzny, przeprowadzany przez zespół wykonawczy składający się z project managera, dyrektora projektu, kierownika budowy, kierownika ds. BHP i kierownika ds. jakości. Wszystkie elementy, które mogą być na budowie sprawdzone, są systematycznie weryfikowane. Oprócz dokumentacji papierowej sprawdzana jest dokumentacja fotograficzna. „Tak szczegółowy proces weryfikacji jest kosztowny, ale pozwala później spać spokojnie. Ponadto chcemy, aby inwestor, któremu w każdej chwili możemy przekazać dokumentację, był przekonany, że ma dobry produkt i że pracujemy z nim w sposób bardzo jawny” – podkreśla Danny Kambo Zabusu. Prześledźmy, jak przebiega proces, przykładowo, w przypadku posadzek. Przed przystąpieniem do robót organizowane jest zebranie z firmą, która będzie przygotowywała platformę i z firmą, która będzie wykonywać posadzkę. Na spotkaniu pojawia się także przedstawiciele wytwórni betonu oraz laboratorium, które będzie sprawdzać jakość betonu. Celem spotkania jest uświadomienie uczestników, co do oczekiwań, jak i procesu późniejszej weryfikacji. Na koniec sporządzany jest protokół. Weryfikacji poddawane są wszystkie materiały dostarczane na budowę. Przykładowo beton podlega weryfikacji na bieżąco. Z każdej gruszki, która przyjeżdża na budowę, jest pobierana próbka. Pierwsze 5-10 ciężarówek jest sprawdzanych bez wyjątku, potem, jeżeli wszystkie parametry były do tej pory spełnione, weryfikowana jest jakość materiału dostarczanego przez co trzecią ciężarówkę. Na końcu laboratorium sporządza raport. Kolejnych badań dokonuje się po 7 i 28 dniach. Szczegółowe kontrole nie przedłużają terminu wykonania, z tego względu, że firmy z wyprzedzeniem wiedzą, co je czeka, a w harmonogramie są zapewnione pewne rezerwy na te czynności.

Odbiór bez kłopotów

Odbiory inwestycji, nad którymi czuwa GSE są wykonywane bardzo sprawnie. Dokonywana na bieżąco weryfikacja pozwala uniknąć problemów na koniec. „Staramy się w trakcie wykonania robót, aby częściowe odbiory odbyły się już na bieżąco z inwestorem lub z przedstawicielem inwestora. Jeszcze nie zdarzyło się, abyśmy na koniec mieli kłopoty” – podkreśla Danny Kambo Zabusu. Po oddaniu inwestycji w ręce zamawiającego GSE proponuje klientom okresy gwarancyjne. Może to być określony w kontrakcie trzyletni okres rękojmi. Przez ten czas ta sama osoba odpowiedzialna za cały projekt jest punktem kontaktowym dla inwestora. Jeżeli inwestor zażyczy sobie dłuższego okresu, wtedy podpisywany jest dodatkowy kontrakt, który przekłada się również na podwykonawców. Istnieje też gwarancja 10-letnia – aby ją otrzymać, muszą być spełnione dodatkowe warunki. W przypadku tego rodzaju gwarancji, jeśli wystąpi usterka, ubezpieczyciel wpierw uruchamia środki na jej usunięcie, a dopiero potem następuje poszukiwanie winowajcy.

Grzegorz Przepiórka